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Le déploiement d'un projet ERP est une étape clé pour toute entreprise cherchant à améliorer son efficacité opérationnelle et sa compétitivité. Un ERP permet d'intégrer l'ensemble des fonctions de gestion de l'entreprise au sein d'un système unique, facilitant ainsi la coordination, la communication et la prise de décision. Cependant, la mise en œuvre d'un tel projet représente un défi de taille, nécessitant une planification rigoureuse, une compréhension approfondie des processus internes et une gestion minutieuse des ressources humaines et technologiques. Cet article explore les étapes essentielles et les bonnes pratiques pour réussir le déploiement d’un projet ERP, en mettant l'accent sur la préparation, la gestion du changement et la formation des utilisateurs. En suivant ces conseils, les entreprises peuvent maximiser leurs chances de succès et tirer pleinement parti des avantages offerts par un système ERP.
Il faut être conscient qu’un projet ERP est un projet de transformation d’entreprise, tous les membres de l’entreprise vont être impactés d’une manière ou d’une autre. Dans la phase d’avant-projet, il est primordial de constituer une équipe projet en interne représentative des futurs utilisateurs de la solution. Cette équipe devrait se voir allouer du temps spécifiquement dédié à ce projet pour lui permettre de pleinement s’impliquer.
La première phase de ce projet est de définir vos besoins : pourquoi l’entreprise doit s’équiper d’un logiciel ERP ? Pourquoi l’entreprise doit changer de logiciel ERP ? Que va m’apporter un ERP ?
Une fois que vos besoins seront définis vous pouvez passer à l’étape suivante, l’établissement du cahier des charges.
C’est le document de référence tout au long du projet. Il permet de définir un périmètre fonctionnel détaillé et précis et sera la ligne conductrice pour votre prestataire. Il a pour but :
Maintenant que vous connaissez votre besoin, vous pouvez vous lancer dans la phase de recherche d’un logiciel ERP.
Vous pouvez réaliser une étude de marché pour vous aider à répondre à ce premier point et également pour vous aider à sélectionner des solutions qui vous correspondent. L’idéal est de sélectionner deux ou trois logiciels avec lesquels vous pouvez entamer le dialogue, avoir une démonstration et une offre de prix si le produit vous correspond. Un choix restreint permettra à votre équipe projet de pouvoir vérifier que les solutions répondent à vos besoins. Pour vous aider, nous vous invitons à lire notre article « Logiciel ERP : combien ça coûte ? »
Une fois le logiciel ERP sélectionné, votre projet se déroule en 6 étapes :
Étape 1 : le lancement du projet consiste à définir les équipes projets de votre côté (si ce n’est pas déjà fait) et du côté de l’éditeur, de valider les objectifs et le planning de déploiement.
Étape 2 : la phase de cadrage correspond à l’étude des flux de votre société, l’analyse des écarts et la validation des personnalisations.
Étape 3 : la phase de paramétrage comprend : l’installation des logiciels, la réalisation du paramétrage de base du logiciel pour les environnements test et production, les revues et configurations ainsi que la validation des données de base.
Étape 4 : la phase de réalisation consiste à former les key users, compléter l’installation des équipements et logiciels, ainsi qu’à la reprise de données (si besoins).
Étape 5 : la phase de recette prend en considération l’ensemble des tests sur les fonctions intégrées, la configuration des rôles et des sécurités d’accès et enfin les tests système.
Étape 6 : le déploiement consiste à former les utilisateurs finaux, préparer le lancement du logiciel, la révision et la configuration finale de l’ERP puis le Go-live et le support post-production.
Pour vous aider, voici les éléments à prendre en compte pour assurer le bon déploiement de votre projet ERP.
La communication est un élément fondamental dans le déploiement projet. Elle permet d’informer vos équipes et surtout de les préparer aux changements. Réaliser une réunion de lancement avec l’ensemble de vos équipes vous permettra de leur présenter le projet et de mettre en avant les bénéfices que ce projet apportera à l’entreprise.
Définissez les rôles de chacun afin que le projet soit mené à bien. Il vous faut identifier les différentes tâches ainsi que la durée nécessaire pour leurs réalisations, puis établir le profil des personnes qui devront les réaliser. Il ne faut pas oublier que c’est un projet qui demande de l’organisation et du temps, il faut donc prévoir du temps dédié au projet ERP pour vos équipes.
Construisez un retroplanning avec des objectifs réalisables ! Tenez compte des délais de chacun et des différentes phases, rien ne sert de précipiter les choses et d’établir un planning qui ne sera pas respecté.
Pour tous les risques potentiels que vous pouvez rencontrer, il est important de trouver une solution pour les surmonter. Le rôle du chef de projet sera de piloter les résolutions de problèmes rencontrés à chaque étape du projet et d’adapter les solutions envisagées.
